TOR atau Term of Reference adalah salah satu istilah yang kerap digunakan saat akan mengerjakan suatu proyek atau aktivitas besar bersama. Dalam bahasa Indonesia istilah ini disebut dengan KAK atau Kerangka Acuan Kerja. Mengingat pentingnya perihal ini, kamu wajib tahu apa itu TOR, Struktur dan contohnya.
Lantas kenapa kerangka acuan ini begitu penting, terutama di dunia kerja? Namanya juga sebuah kerangka acuan, maka menjadi pusat dan sumber dari apa yang harus dilakukan dalam sebuah proyek. Biasanya TOR ini akan menjadi bagian tugas dari tim project manajemen. Supaya tidak bingung, kenali dulu istilahnya.
Arti dan pengertian TOR
Seperti artinya, kerangka acuan kerja atau TOR ini sebenarnya berbentuk dokumen yang menjelaskan banyak detail mengenai proyek atau kegiatan yang dilakukan. Mulai dari tujuan, tugas, tanggung jawab, sampai ruang lingkup akan proyek itu sendiri. Bahkan jangka waktu pun akan dijelaskan dengan detail.
Pada dasarnya, dokumen ini bekerja sebagai panduan untuk semua pihak yang terlibat dalam sebuah aktivitas. Apakah harus proyek besar? Kenyataannya tidak, biasanya TOR ini bisa digunakan untuk kebutuhan aktivitas atau acara. Kemudian diberikan kepada panitia, peserta, sponsor, pembicara, sampai penyelenggara.
Apa itu TOR, Struktur dan contohnya? Untuk gambaran terbaiknya, isi dari TOR ini akan berfokus pada kaidah Who, Why, What, Where, When, How, dan How Much. Semua detail tersebut akan dijabarkan di dalam TOR. Sehingga bisa menjadi landasan, dasar rencana, dasar perhitungan audit, bahan penilaian, hingga sarana untuk pengendalian kinerja.
Struktur yang dimiliki
1. Latar Belakang (Why)
Kenapa melaksanakan proyek tersebut? TOR akan memberikan penjelasan tentang latar belakang sebuah proyek, aktivitas, bahkan program yang akan dilaksanakan dengan terperinci dan mendetail. Biasanya informasi yang diberikan termasuk ide, konsep, dasar hukum sampai kebijakan.
2. Detail Kegiatan (How)
Bagaimana proyek itu akan dilakukan? Untuk menjawab tersebut, detail mengenai apa saja jenis kegiatan sampai pelaksanaannya pun akan disampaikan. Apakah ini adalah proyek konser, pembangunan, aktivitas mahasiswa, atau lain lain. Tidak hanya tentang apa yang dilakukan tapi juga batasan kegiatan.
3. Tujuan Dari Acara (Why)
Isinya kurang lebih sama dengan latar belakang, tapi yang jadi fokus adalah detail kegiatannya. Apa maksud dilakukan kegiatan tersebut, alhasil akan ada informasi mengenai manfaat dan juga output yang diharapkan dari program tersebut. Karena itu ada detail seperti manfaat hingga hasil akhir program yang akan dilakukan.
4. Metode Dan Tahapan Proyek (How)
Apa itu TOR, Struktur dan contohnya juga dijelaskan dari metode dan tahapannya. Intinya adalah bagaimana proyek ini akan dilaksanakan. Jenis metode apa yang akan digunakan dan tahapan apa yang diterapkan dari awal sampai akhir. Termasuk info komponen sampai pencapaian. Termasuk dengan materi pendukung untuk program workshop atau wawancara.
5. Jadwal Dan Tempat (When & Where)
Dimana aktivitas atau program tersebut dilakukan. Informasi ini mencakup detail seperti rundown hingga detail aktivitasnya. Seperti pra-kunjungan, pertemuan, awal proyek, jadwal pertemuan, sampai aktivitas mendetailnya. Umumnya time table digunakan dengan detail waktu, durasi, sampai lokasi proyeknya.
6. Output (What)
Apa sih yang diharapkan dari proyek ini. Apa hasil yang akan didapatkan setelah program tersebut selesai. Detail ini tidak seluruhnya ada bergantung dengan jenis programnya. Bentuk dari output ini bisa saja berupa hasil produk atau jasa. Seperti yang terjadi di workshop. Detail mengenai perencanaan aktivitas, proses, sampai presentasi produk pun ditulis.
7. Detail Tim (Who)
Siapa yang akan mengeksekusi aktivitas tersebut? Biasanya detail ini ditulis dengan Tim Evaluasi yang memuat spesifikasi mengenai tim pengerjaannya. Informasi mendetail seperti jumlah tim, data diri setiap anggota tim, kemampuan, keterampilan, sampai pengalaman pun dijelaskan. Informasi ini bisa berpengaruh pada proses pengerjaan sampai anggaran.
8. Anggaran Dan Logistik (How Much)
Namanya juga sebuah proyek, pasti butuh rincian mengenai biaya. Apa itu TOR, Struktur dan contohnya tidak akan lengkap tanpa informasi anggaran. Detail ini disebut juga dengan RAB atau Rencana Anggaran Biaya. Bisa mencakup spesifikasi nominal gaji, biaya produksi, sponsor, akomodasi, perjalanan sampai detail kecil seperti fasilitas untuk proyek tersebut.
9. Pelaksanaan
Struktur terakhir adalah detail terakhir yang dibutuhkan adalah seluruh informasi pelaksanaan dan penanggung jawab. Siapa saja yang akan memegang kendali, tim yang bekerja, pelaksana, dan tentunya penanggung jawab yang memegang proyek tersebut. Struktur yang ditulis secara detail ini digunakan untuk banyak acara dan proyek.
Contoh penggunaan TOR
Salah satu contoh yang mudah adalah seminar internasional di kampus. Biasanya ada dua sisi yang membutuhkan Kerangka Acuan ini. Satu untuk kegiatan (tim dan panitia) dan satu lagi untuk pemateri. Dokumen untuk tim berisi informasi tentang latar belakang, tujuan, timeline, peserta, penyelenggara, sampai penutup.
Detailnya bisa mencakup jumlah peserta secara angka, kemudian rincian aktivitas dari awal sampai akhir, ada juga anggaran biaya untuk peserta, panitia, sampai sewa gedung, hingga detail yang bertanggung jawab. Sedangkan contoh untuk pemateri bisa saja diringkas dengan rincian judul, informasi, nama pembicara, jadwal aktivitas atau sesi serta durasinya.
Jadi, itulah yang harus diketahui tentang KAK. Apa itu TOR, Struktur dan contohnya jadi salah satu ilmu dasar yang wajib dimiliki untuk kamu yang sering bekerja dalam proyek atau bisnis besar. Apalagi buat kamu yang akan gabung ke tim proyek manajemen, jangan sampai salah atau malah kurang paham dengan istilah ini.
Jika anda membutuhkan souvenir atau merchandise untuk kenang-kenangan suatu event atau acara perusahaan, pilih saja beragam pilihan merchandise kantor dari Studiokado! Tersedia dalam beragam pilihan item yang eksklusif dan berkualitas, jadikan momen di perusahaan Anda menjadi lebih berkesan!
Baca Juga :
5 Rekomendasi Hampers Perusahaan untuk Berbagai Acara
Apa Itu Goodie Bag dan Fungsinya untuk Acara Perusahaan
Contoh tema acara organisasi yang berkesan
